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jueves, septiembre 29, 2022

La gestión documental de la Caja General de Depósitos se digitaliza

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El funcionamiento y la gestión documental de esta entidad se digitalizará para mejorar sus servicios a la ciudadanía.

El Consejo de Ministros ha aprobado un Real Decreto que establece las nuevas normas de funcionamiento de la Caja General de Depósitos. El organismo es dependiente de la Secretaría de Estado de Economía y Apoyo a la Empresa y busca modernizar y digitalizar su funcionamiento. Este nuevo marco sustituye a la normativa anterior, aprobada hace más de veinte años.

Esta norma se enmarca en una de las principales líneas de actuación del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia: el impulso de la digitalización en la Administración Pública.

La Caja General de Depósitos se encarga de tramitar de manera centralizada todos los depósitos y garantías que los particulares tienen que presentar ante la Administración General del Estado. Esto es necesario para poder acceder a diversos procedimientos como contrataciones públicas, otorgamiento de subvenciones, subastas de bienes, o para conseguir diversas autorizaciones.

Tras una consultoría de gestión documental, se ha visto totalmente necesario renovar los sistemas y el funcionamiento de este ente, que seguía unos procedimientos anticuados e instaurados hace más de dos décadas.

El Real Decreto se centra en la gestión documental

Con la aprobación de este Real Decreto, se generaliza la gestión digital de los depósitos y garantías, estableciendo la obligatoriedad de utilizar medios telemáticos. Aplicar la tecnología permite agilizar los plazos y garantizar una mayor seguridad. En primer lugar, se sustituyen las garantías en papel por garantías electrónicas, favoreciendo que se conozca el estado de las mismas de forma remota.

La gestión documental de empresas es un todo un reto, pero en el caso de los entes públicos el desafío es mucho mayor. Aproximadamente, la Caja General de Depósitos debe poder gestionar cerca de 60.000 expedientes de constitución de garantías al año, por un volumen de 13.000 millones de euros

Finalmente, el número de expedientes de cancelación de garantías es también similar, por lo que se necesita agilidad en los flujos de trabajo. Una tramitación rápida y eficiente reduce costes de gestión y libera recursos financieros de los particulares que las aportan.

Fuente: RevistaTransformacionDigital

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